Versie 15 september 2026
1. Wie beheert uw gegevens?
Deze website en het contact onder de naam ORMAN Group worden beheerd door Kerim Orman. ORMAN Business Support en ORMAN Global Mobility zijn de benamingen van onze diensten. Uw aanspreekpunt voor privacy is info@ormangroup.nl. KvK-nummer: 42165956. Btw-id: NL005549526B27.
De volledige juridische naam, het vestigingsadres en de toepasselijke registratiegegevens worden in uw offerte of opdrachtbevestiging vermeld. Deze gegevens zijn op deze website nog niet volledig beschikbaar en worden na bevestiging aangevuld.
2. Voor wie geldt deze verklaring?
Deze verklaring is bedoeld voor websitebezoekers, personen die contact opnemen, zakelijke contactpersonen, opdrachtgevers en andere personen van wie wij voor onze eigen bedrijfsvoering gegevens gebruiken.
Bij het verwerken van bijvoorbeeld personeels- of factuurgegevens in opdracht van een bedrijf kan dat bedrijf verwerkingsverantwoordelijke zijn en ORMAN verwerker. De rol volgt uit de werkelijke opdracht. Een werkgever of opdrachtgever kan daarom ook uw eerste aanspreekpunt zijn. Wij helpen een verzoek bij de juiste partij te krijgen.
3. Welke gegevens kunnen nodig zijn?
- Contact en kennismaking: naam, organisatie, zakelijk e-mailadres, eventueel telefoonnummer, uw vraag, gewenste dienst, omvang en planning.
- Opdracht en administratie: offerte, akkoord, contactpersonen, afspraken, factuur- en betaalgegevens en correspondentie.
- Business Support: aangeleverde documenten, leveranciers- en contactgegevens, factuurreferenties, bedragen, relevante betaalinformatie en controlebevindingen.
- Global Mobility: alleen de gegevens die de afgesproken route vraagt, zoals arbeids-, verblijfs- en contactgegevens en noodzakelijke bewijsstukken. Welke stukken nodig zijn, bepalen we vooraf per dossier.
- Technische gegevens: hosting- en beveiligingsdiensten kunnen onder meer IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsergegevens verwerken voor levering en beveiliging.
Een BSN, paspoortkopie, medische informatie of ander gevoelig gegeven vragen we niet via het kennismakingsformulier. Voor bijzondere of wettelijk beschermde gegevens moet eerst duidelijk zijn of verwerking is toegestaan en welke beveiligde route en beperking nodig zijn.
4. Wat gebeurt er met het kennismakingsformulier?
Wanneer u op “Aanmelding versturen” klikt, stuurt uw browser de ingevulde contactgegevens en vraag via een beveiligde HTTPS-verbinding naar onze formulierverwerking in n8n Cloud. Na controle wordt de aanvraag via Microsoft Outlook/Microsoft 365 naar info@ormangroup.nl gemaild. U hoeft daarvoor geen eigen e-mailprogramma te openen.
De website toont een bevestiging nadat de maildienst de verzending heeft aangenomen. Bij een technische fout blijft uw invoer staan en krijgt u geen onterechte verzendbevestiging. Uw aanvraag krijgt een referentie voor opvolging en het beperken van dubbele verzendingen. Een bevestiging sluit geen opdracht af en houdt geen automatische klantaccountaanmaak in.
n8n kan de formulierinhoud en technische aanvraaggegevens in de uitvoeringsgeschiedenis bewaren volgens de ingestelde bewaartermijn van de dienst. Het ontvangen bericht en een verzonden kopie kunnen in de mailbox worden bewaard. Een tijdelijke referentie- en frequentiecontrole gebruikt de aanvraagreferentie, het e-mailadres en het tijdstip; oude vermeldingen worden bij volgende aanvragen opgeruimd, met controlevensters van maximaal één dag voor referenties en één minuut voor frequentie. Bij geen nieuwe aanvragen kunnen deze vermeldingen langer blijven staan tot de volgende opschoning. Deze gegevens worden niet voor advertenties gebruikt.
Deel alleen gegevens die nodig zijn voor het eerste gesprek. Voeg geen identiteitsdocumenten, wachtwoorden, medische informatie of personeelsdossiers toe. Zie ook de bewaartermijnen hieronder.
5. Waarom gebruiken wij de gegevens?
- Uw vraag behandelen en een voorstel voorbereiden: op uw verzoek voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst. Bij een contactpersoon van een organisatie kan ons belang bij zakelijke communicatie de grondslag zijn.
- Een opdracht uitvoeren: voor zover noodzakelijk voor een overeenkomst met u, of volgens de instructies van de verantwoordelijke opdrachtgever wanneer wij verwerker zijn.
- Eigen facturatie en administratie: voor uitvoering van afspraken en de toepasselijke wettelijke administratieverplichtingen.
- Beveiliging, klachten en onderbouwing van afspraken: ons gerechtvaardigd belang bij veilige dienstverlening en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten. Daarbij wegen we de noodzaak en uw privacybelang af.
- Een afzonderlijke verwerking waarvoor toestemming nodig is: alleen na een specifieke keuze. Intrekken kan via ons contactadres en maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.
Wij behandelen een kennismaking niet als toestemming voor een nieuwsbrief, verkoop van persoonsgegevens of het delen van een volledig dossier.
6. Van wie ontvangen wij informatie?
Meestal van uzelf. Binnen een opdracht kan informatie komen van een bevoegd contactpersoon, werkgever, leverancier of bevoegde instantie, afhankelijk van de afgesproken werkzaamheden. We leggen de herkomst vast waar dat nodig is voor controle. Als we gegevens niet van u krijgen en zelf verantwoordelijke zijn, informeren we u volgens de toepasselijke informatieplicht, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.
Vraagt u een dienst waarvoor bepaalde gegevens noodzakelijk zijn, dan leggen we uit welke gegevens dat zijn. Ontbrekende informatie kan betekenen dat we een voorstel, controle of indiening nog niet kunnen afronden.
7. Met welke partijen werken we?
In de huidige inrichting gebruiken we Sites voor de website, Softr voor het klantportaal, Airtable voor registraties en Google Drive/Docs voor dossieropslag en werkdocumenten. De website wordt via de hostinginfrastructuur van OpenAI/Sites en Cloudflare aangeboden. Voor website-aanmeldingen gebruiken we n8n Cloud en Microsoft Outlook/Microsoft 365 voor verwerking en e-mailbezorging. Een gewone portalupload wordt niet automatisch door deze aanmeldroute uitgelezen.
Niet iedere partij krijgt ieder document. Welke diensten voor een concrete opdracht worden gebruikt, leggen we vast in de gegevensafspraken. Voor partijen die als verwerker optreden zijn passende verwerkersafspraken nodig; voor subverwerkers gelden de afspraken met de opdrachtgever. Een adviseur of overheidsinstantie krijgt alleen gegevens wanneer dat voor de opdracht is toegestaan of wettelijk verplicht is.
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Bezoekersgegevens uit het kennismakingsformulier worden niet automatisch naar een AI-dienst gestuurd. Voor eventuele AI-ondersteuning bij klantwerk moeten doel, gegevens, leverancier, toegangsrechten en menselijke controle eerst zijn afgesproken.
8. Verwerking buiten de EER
Cloudleveranciers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn of daar ondersteuning en verwerking organiseren. Een Europese leverancier of serverlocatie garandeert op zichzelf niet dat iedere toegang binnen de EER blijft.
Vóór het inzetten van een dienst voor klantgegevens moet worden vastgesteld welke locaties, contracten en doorgiftewaarborgen gelden. Waar nodig gaat het om een geldig adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen met aanvullende maatregelen. We claimen niet dat alle genoemde accounts uitsluitend in Nederland of de EU verwerken. Vraag via info@ormangroup.nl om de informatie die op uw opdracht van toepassing is.
9. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Het bewaarbeleid vanaf deze versie is als volgt. De controle en opschoning gebeuren handmatig; publicatie van dit beleid verwijdert geen gegevens automatisch.
- Een kennismaking zonder opdracht: maximaal zes maanden na het laatste inhoudelijke contact, inclusief relevante e-mail- en formulierkopieën, tenzij u een concreet later vervolg afspreekt of een aantoonbare reden langere bewaring vraagt.
- Eigen fiscale facturen en administratie: de toepasselijke wettelijke termijn, doorgaans zeven jaar. Voor onder meer bepaalde onroerendezaak- en eenloketsysteemgegevens geldt tien jaar.
- Klantdossiers en originele stukken: de termijn wordt vóór verwerking per categorie afgesproken. We koppelen die aan uitvoering, overdracht en eventuele wettelijke verplichtingen; niet ieder Mobility-document hoeft zeven jaar bewaard te worden.
- Tijdelijke werkkopieën: na gecontroleerde overdracht opruimen volgens de dossierafspraak. Zonder afspraak over bewaring en verwijdering starten we geen reguliere dossierverwerking.
- Klachten, geschillen en incidenten: alleen relevante gegevens zolang die voor afhandeling, een toepasselijke verplichting of de onderbouwing van een rechtsvordering nodig zijn. De reden en herbeoordeling worden vastgelegd.
- Technische logs en back-ups: afhankelijk van de gebruikte dienst en herstelafspraak. Een te verwijderen gegeven wordt niet opnieuw actief gebruikt doordat een back-up wordt hersteld; de verwijderactie moet dan opnieuw worden toegepast.
10. Beveiliging en toegang
Wij werken met persoonlijke toegang, afgeschermde dossiermappen, gecontroleerde klantkoppelingen en menselijke controle vóór het delen van informatie. De concrete maatregelen en herstelafspraken worden afgestemd op de gevoeligheid van het dossier. Lees meer op Informatiebeveiliging.
Beveiliging kan risico’s beperken, maar is geen garantie dat een incident onmogelijk is. Vermoedt u dat een document bij de verkeerde persoon zichtbaar is, meld dat direct zonder het document verder te verspreiden.
11. Uw rechten en ons antwoord
Afhankelijk van de verwerking kunt u vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Een recht op verwijdering geldt niet onbeperkt: een wettelijke bewaarplicht of noodzakelijke onderbouwing van een claim kan eraan in de weg staan.
Stuur uw verzoek naar info@ormangroup.nl. Vermeld welke relatie of welk dossier het betreft, maar stuur niet ongevraagd een identiteitskopie. Bij redelijke twijfel vragen we alleen aanvullende informatie die nodig is om uw identiteit vast te stellen.
Voor verzoeken die wij als verantwoordelijke behandelen reageren we uiterlijk binnen één maand. Bij een complexe situatie of veel verzoeken kan verlenging met maximaal twee maanden nodig zijn; dat melden we binnen de eerste maand met een reden. Als wij verwerker zijn, ondersteunen we de verantwoordelijke opdrachtgever. U kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Geen zelfstandig geautomatiseerde besluiten
De huidige inrichting neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u. Een status, rekensignaal of automatisch nummer is geen inhoudelijk besluit over een verblijfsrecht, belastingpositie of betalingsverplichting. Dergelijke conclusies vragen beoordeling en de juiste bevoegdheid.
14. Vragen en wijzigingen
De versiedatum bovenaan laat zien wanneer deze verklaring is aangepast. Bij een wezenlijke wijziging voor een lopende klantopdracht informeren we de betrokken klant via de afgesproken contactroute. Uw vragen kunt u altijd sturen naar info@ormangroup.nl.
Bewaar deze versie
Bewaar de tekst bij uw afspraken. De download bevat dezelfde inhoud als deze pagina.
Meer informatie
Officiële achtergrondinformatie bij deze uitleg: