Heldere rollen.
Concrete gegevensafspraken.

1. Verantwoordelijke of verwerker?

Voor eigen communicatie en administratie bepaalt ORMAN in beginsel zelf het doel. Bij verwerking op instructie van een opdrachtgever kan ORMAN verwerker zijn. In een Mobility-dossier kunnen meerdere partijen hun eigen verantwoordelijkheid hebben. Dit leggen we vast op basis van de werkelijke werkzaamheden.

Een softwarepakket bepaalt niet automatisch de privacyrol. De privacyverklaring beschrijft de verwerkingen waarvoor wij zelf aanspreekpunt zijn.

2. Afspraken vóór de start

We bepalen doel, benodigde gegevens, betrokken personen, aanleverroute, toegang en oplevering. Vraag alleen stukken die voor de afgesproken stap nodig zijn. De algemene intake is geen verzamelplaats voor een volledig personeels- of identiteitsdossier.

3. Verwerkersafspraken

Wanneer ORMAN namens een opdrachtgever verwerkt, leggen partijen vooraf de vereiste afspraken vast over instructies, duur, gegevenscategorieën, vertrouwelijkheid, beveiliging, subverwerkers, rechtenverzoeken, incidenten, controle en teruggave of verwijdering.

Leveranciers en eventuele doorgiften horen bij die concrete afspraak. Een link naar deze algemene pagina bewijst niet dat een verwerkersovereenkomst al is gesloten.

4. In de uitvoering

We koppelen documenten aan de gecontroleerde klant, bewaren de herkomst en beoordelen informatie vóór vrijgave. Ontbrekende feiten krijgen een vervolgactie. Alleen noodzakelijke, klantgeschikte gegevens komen in een voortgangssamenvatting.

Nieuwe doeleinden, extra toegang en andere leveranciers worden eerst beoordeeld. Een geautomatiseerde verwerking wordt niet vanzelf toegestaan doordat een klant eerder gegevens heeft aangeleverd.

5. Verzoeken en incidenten

Stuur privacyvragen naar info@ormangroup.nl. We bepalen wie het verzoek behandelt en ondersteunen de opdrachtgever waar ORMAN verwerker is. De privacyverklaring beschrijft rechten en antwoordtermijnen.

Bij een mogelijk incident beperken we verdere gevolgen en informeren we bevoegde partijen volgens wet en opdracht. Lees de meldroute voor incidenten.

6. Overdracht en verantwoording

Bij afronding leggen we vast wat is overgedragen, welke toegang stopt en welke gegevens blijven. De bewaartermijn van eigen fiscale administratie geldt niet automatisch voor alle klantstukken. Ook werkkopieën en back-ups vragen een passende afspraak.

We leggen keuzes en controles vast. Deze uitgangspunten zijn geen certificering of algemene garantie van volledige AVG-naleving. Vraag naar uw concrete afspraken via info@ormangroup.nl.