Zorg voor informatie.
Controle in de uitvoering.

1. Aanspreekpunt en reikwijdte

Kerim Orman is het aanspreekpunt voor uitvoering en beveiligingsvragen. Meldingen gaan naar info@ormangroup.nl. Bij een opdracht leggen we vast wie aanlevert, wie toegang krijgt, wie controleert en wie mag goedkeuren of indienen.

De maatregelen moeten passen bij de gevoeligheid, hoeveelheid en mogelijke gevolgen van de verwerking. Identiteits- en Mobility-stukken vragen een andere beoordeling dan een algemene kennismaking.

2. Accounts en klantscheiding

Het portaal onderscheidt klant- en beheerdersrechten. Voor gebruik controleren we het e-mailadres, de klantkoppeling en de zichtbaarheid van documenten en updates. Een mapnaam alleen is geen toegangsbeveiliging.

Gebruik persoonlijke accounts en deel geen wachtwoorden of herstelcodes. Meervoudige verificatie, herstelmogelijkheden en minimale rechten horen bij de accountcontrole vóór klantverwerking. Deze pagina verklaart niet dat MFA op ieder extern account al actief is.

3. Aanlevering en opslag

Documenten komen via de afgesproken route binnen en worden in een eigen afgeschermd dossier bewaard. Originelen en bewerkingen blijven herkenbaar. De algemene intake is niet bedoeld voor paspoorten, BSN, medische gegevens, personeelsdossiers of wachtwoorden.

We controleren bestemming en toegang vóór delen. De privé Drive-hoofdmap en interne controlevelden worden niet als klantinzage aangeboden. Meld een verloren apparaat of verkeerd gedeelde link direct.

4. Menselijke controle

De uitvoerder controleert klant, bron, gegevens en bestemming vóór afronding of vrijgave van een update. Een rekensignaal bewijst geen inhoudelijke juistheid.

De huidige portaalroute vraagt handmatige documentcontrole. n8n of eventuele AI-ondersteuning wordt alleen gebruikt voor ingerichte en afgesproken stappen. Belangrijke dossierbesluiten worden niet uitsluitend op een automatisch resultaat gebaseerd.

5. Leveranciers

De huidige omgeving gebruikt onder meer Softr, Airtable en Google Drive/Docs. Per proces moeten doel, toegang, gegevenscategorieën, verwerkersafspraken en eventuele internationale doorgifte duidelijk zijn vóór klantgegevens worden verwerkt.

Niet iedere leverancier heeft dezelfde beveiliging, bewaartermijn of opslaglocatie. Wijzigingen die gevolgen hebben voor klantafspraken worden eerst beoordeeld en besproken.

6. Back-ups en continuïteit

De werkprocedure omvat het bewaren van originelen, een lokale dossier- en registerback-up en een afgesproken kopie in de privé back-upmap. Dit vraagt handmatige uitvoering; automatische synchronisatie is niet toegezegd.

Na herstel controleren we klant, versie en gegevens. Verwijderingen en toegangsbeperkingen moeten ook daarna gelden. Een maximale hersteltijd of gegarandeerde beschikbaarheid bestaat alleen als die uitdrukkelijk is afgesproken.

7. Een incident melden

Mail naar info@ormangroup.nl met “Beveiligingsmelding” in het onderwerp. Noem tijdstip, systeem of dossier, wat u zag en hoe we u bereiken. Stuur niet direct volledige klantbestanden, wachtwoorden, BSN of toegangstokens.

We beperken het betrokken proces waar nodig, leggen feiten vast en onderzoeken gevolgen en herstel. Een mogelijk datalek wordt beoordeeld op de toepasselijke meldplichten. Als ORMAN verwerker is, informeren we de verantwoordelijke opdrachtgever zonder onnodige vertraging. Meldingen aan toezichthouder of betrokkenen hangen af van de rol, het risico en de wettelijke voorwaarden.

Dit adres is geen gegarandeerde 24/7-nooddienst. Gebruik bij direct gevaar ook de bevoegde hulp- of contactdienst.

8. Een kwetsbaarheid melden

Stuur alleen de informatie die nodig is voor onderzoek. Benader geen gegevens van anderen, wijzig of verwijder niets en voer geen belastende testen uit. Stem openbaarmaking eerst redelijk af.

Deze meldroute geeft geen toestemming voor penetratietesten of onbevoegde toegang. Daarvoor zijn vooraf schriftelijke afspraken over scope en uitvoering nodig.

9. Afsluiten en verder lezen

Bij beëindiging controleren we open werk, overdracht, toegang en bewaring of verwijdering. Een dossier blijft niet onbeperkt bestaan enkel omdat er ooit een opdracht was.

Lees ook de privacyverklaring, AVG-werkwijze en voorwaarden. Voor concrete maatregelen in uw opdracht: info@ormangroup.nl.