Duidelijke afspraken.
Van start tot overdracht.

1. ORMAN, opdrachtgever en toepasselijkheid

Met ORMAN bedoelen we de opdrachtnemer die met de volledige juridische naam, adres- en registratiegegevens in uw offerte of opdrachtbevestiging staat. ORMAN Group, ORMAN Business Support en ORMAN Global Mobility worden gebruikt als bedrijfs- en dienstbenamingen; deze voorwaarden veronderstellen geen afzonderlijke rechtspersoon per dienst. Contact: info@ormangroup.nl. KvK-nummer: 42165956. Btw-id: NL005549526B27.

Deze versie geldt voor zakelijke opdrachten waarvoor zij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar is gesteld en van toepassing is verklaard. Voor particuliere opdrachten moeten eerst passende aanvullende afspraken en de verplichte consumenteninformatie worden verstrekt. Dwingende wettelijke rechten worden niet door deze voorwaarden uitgesloten.

2. Welke afspraken gaan voor?

Bij strijdigheid gaat een uitdrukkelijke schriftelijke afspraak in de opdrachtbevestiging voor op deze voorwaarden. Specifieke verwerkersafspraken gaan voor voor het onderwerp persoonsgegevens. Afwijkingen of voorwaarden van de opdrachtgever gelden alleen voor zover partijen die uitdrukkelijk schriftelijk overeenkomen.

De overeengekomen versie blijft gelden tijdens de opdracht. Een latere wijziging op deze website wijzigt een bestaande opdracht niet vanzelf. Bewaar daarom de ontvangen versie samen met uw voorstel en akkoord.

3. Offerte en totstandkoming

Een offerte vermeldt de werkzaamheden, oplevering, grenzen, prijs, eventuele externe kosten, planning en geldigheidsduur. Zonder vermelde geldigheidsduur bevestigen partijen vóór acceptatie opnieuw de beschikbaarheid en prijs.

Een opdracht begint na een schriftelijk voorstel en schriftelijk akkoord van een bevoegde persoon. E-mail kan hiervoor worden gebruikt. Een intake, automatisch ontvangstbericht of aangemaakt portaalaccount vormt op zichzelf geen overeenkomst. Vóór de start bevestigen we wie opdrachtgever is en of de vereiste informatie, toegang en mandaten aanwezig zijn.

4. Uitvoering en verantwoordelijkheden

ORMAN voert de afgesproken werkzaamheden zorgvuldig uit en houdt de opdrachtgever op de hoogte van relevante voortgang en belemmeringen. De dienstverlening is een inspanningsverplichting, behalve wanneer een concreet resultaat uitdrukkelijk schriftelijk is toegezegd. Een beslissing van een overheid, bank of andere onafhankelijke derde wordt niet gegarandeerd.

De opdracht vermeldt wie uitvoert en wie inhoudelijk controleert. Een technische controle, automatische classificatie of dossierstatus vervangt die beoordeling niet. Wij dragen geen beslissingsbevoegdheid over die ons niet is verleend.

5. Business Support en het starttraject

Wanneer het standaardstarttraject is overeengekomen, omvat het 30 dagen, één bedrijf, één inkomende EUR-factuurstroom en maximaal 100 aangeleverde documenten. De vaste trajectprijs is € 1.495 exclusief toepasselijke btw, tenzij de geaccepteerde offerte uitdrukkelijk een andere opdracht bevat. Het traject wordt niet automatisch verlengd.

De afgesproken verwerking omvat ontvangen, ordenen, registreren en controleren van de documenten en gecontroleerde voortgang. Bankbetalingen, belastingaangiften, loonadministratie, incasso en herinneringen namens de klant zijn niet standaard inbegrepen. Daarvoor is een afzonderlijke opdracht en, waar nodig, bevoegdheid vereist.

Een totaal aan documenten is geen banksaldo, omzet, winst of bevestigd openstaand saldo. Een openpostenoverzicht wordt alleen als gecontroleerd gepresenteerd voor zover facturen, credits en betaalinformatie zijn afgestemd.

6. Global Mobility

Per dossier spreken we de route, betrokken persoon of personen, inbegrepen beoordeling, eventuele indieningsstappen, aanvullingsrondes, nazorg en externe kosten af. Een websiteprijs geeft geen onbeperkt recht op alle mogelijke werkzaamheden binnen een traject.

Indiening gebeurt alleen door een bevoegde partij en op basis van het benodigde mandaat en de gecontroleerde stukken. Leges, vertalingen, legalisaties en kosten van derden worden afzonderlijk benoemd. Wij melden ontbrekende informatie en relevante termijnen; de opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor tijdige en juiste medewerking binnen de eigen rol.

Een interne status zoals “voorbereid” of “gecontroleerd” betekent niet dat een aanvraag is ingediend of goedgekeurd. Daarvoor is een verifieerbaar ontvangstbewijs of besluit nodig. Wij beloven geen verblijfsrecht, fiscale regeling of beslissing van een instantie.

7. Informatie en medewerking van de opdrachtgever

De opdrachtgever verstrekt tijdig volledige en juiste informatie, meldt relevante veranderingen en wijst een bereikbaar bevoegd contact aan. Geef alleen toegang die voor de opdracht nodig is; deel geen persoonlijke wachtwoorden. Lever documenten aan via de afgesproken route.

Als informatie ontbreekt of tegenstrijdig is, melden we wat nog nodig is en welke invloed dat heeft op de planning. Extra werkzaamheden en kosten bespreken we vooraf. Een fout van de opdrachtgever neemt onze eigen zorgplicht niet weg.

8. Planning, communicatie en afwezigheid

Startdatum, oplevermomenten en eerste rapportdatum worden in de opdracht vastgelegd. Een toezegging van een eerste persoonlijke reactie binnen één werkdag is geen belofte dat het dossier binnen die dag is verwerkt. Bij afhankelijkheid van derden noemen we een planning als inschatting, tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken.

Wanneer uitstel, ziekte of uitval gevolgen heeft, bespreken partijen zo spoedig mogelijk de aangepaste planning of overdracht. Wij beloven geen permanente bereikbaarheid of vervanging zonder dat dit is geregeld. Een wettelijke termijn moet afzonderlijk worden vastgesteld en bewaakt.

9. Wijzigingen en meerwerk

Een wijziging van scope, aantal dossiers, volume, route of gewenste snelheid leggen we vast met de gevolgen voor prijs en planning. Meerwerk begint pas na schriftelijke afstemming en akkoord. Zonder akkoord blijft de oorspronkelijke afbakening gelden; we bespreken welke open werkzaamheden daardoor niet kunnen worden uitgevoerd.

Een algemene prijswijziging op de website verandert niet achteraf de prijs van een al geaccepteerde opdracht.

10. Facturatie en betaling

Factuurmoment, betaaltermijn, eventuele vooruitbetaling en btw-behandeling staan in de offerte. Zakelijke websiteprijzen zijn exclusief toepasselijke btw, tenzij anders vermeld. Externe kosten worden alleen doorbelast volgens de vooraf gemaakte afspraak.

Meld een betwiste factuur met toelichting via info@ormangroup.nl. Partijen bespreken het betwiste deel; het onbetwiste deel blijft volgens afspraak verschuldigd. Bij betalingsachterstand informeren we u en geven we een redelijke mogelijkheid tot herstel voordat we passende maatregelen nemen. Rente en incassokosten worden uitsluitend in rekening gebracht voor zover de wet en de overeenkomst dat toelaten.

11. Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

Partijen gebruiken vertrouwelijke informatie alleen voor uitvoering van de opdracht of een toepasselijke verplichting. Toegang wordt beperkt tot bevoegde personen en noodzakelijke dienstverleners. Openbaarmaking die wettelijk verplicht is, gebeurt beperkt tot wat nodig is.

Wanneer ORMAN persoonsgegevens namens de opdrachtgever verwerkt, worden vóór die verwerking de vereiste verwerkersafspraken gemaakt. Daarin staan onder meer instructies, gegevenscategorieën, beveiliging, subverwerkers, rechtenverzoeken, incidenten, controle en beëindiging. De privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.

12. Systemen, toegang en incidenten

We gebruiken de afgesproken software en cloudleveranciers. Onderhoud, storingen of wijzigingen kunnen invloed hebben op beschikbaarheid. Bij een storing beoordelen we de gevolgen en spreken we een bruikbare tijdelijke route af. Een algemene verwijzing naar een externe leverancier sluit onze eigen verantwoordelijkheid niet uit.

Accounts zijn persoonlijk. Meld een verloren apparaat, onjuiste toegang of mogelijk verkeerd gedeeld document direct via info@ormangroup.nl. De concrete werkwijze staat op Informatiebeveiliging.

13. Documenten en gebruiksrechten

De opdrachtgever behoudt de rechten op de door hem aangeleverde gegevens en bestanden. Rechten van derden blijven gerespecteerd. Bestaande ORMAN-formats, werkwijzen en hulpmiddelen blijven bij ORMAN of de betreffende rechthebbende.

De klant krijgt het gebruiksrecht op de oplevering dat nodig is voor het afgesproken doel. Bij maatwerksoftware, overdracht van intellectuele eigendom of gebruik buiten dat doel maken we vooraf afzonderlijke afspraken. Wij houden noodzakelijke klantbronstukken niet zonder wettelijke of contractuele grond achter.

14. Controle, correcties en klachten

Controleer een oplevering en meld concrete vragen of fouten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is. Vermeld het dossier, de betreffende versie en de gewenste correctie. Stuur dit naar info@ormangroup.nl.

Wij bevestigen de ontvangst in beginsel binnen twee werkdagen en geven doorgaans binnen tien werkdagen een inhoudelijke reactie of een gemotiveerde vervolgplanning. Dit is onze beoogde afhandeling en geen verkorting van uw wettelijke rechten. Stilte of het openen van een portaalpagina betekent niet automatisch goedkeuring van een oplevering.

15. Schade en aansprakelijkheid

Als iets misgaat, beperken partijen eerst verdere schade, bewaren zij relevant bewijs en geven zij elkaar gelegenheid om de situatie te onderzoeken en waar mogelijk te herstellen. Aansprakelijkheid wordt beoordeeld volgens het toepasselijke recht, de toerekenbare tekortkoming, het oorzakelijk verband en de opdracht.

Deze algemene voorwaarden bevatten geen onbeperkte vrijwaring voor ORMAN en geen automatische uitsluiting van alle gevolgen van een fout. Een eventuele beperking moet specifiek, redelijk en schriftelijk worden overeengekomen. Dwingend recht en aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten blijven gelden. Wij claimen hier geen beroepsaansprakelijkheidsverzekering waarvan de dekking niet is bevestigd.

16. Duur, opzegging en overdracht

De afgesproken looptijd en beëindigingsregeling staan in de opdracht. Het Business Support-starttraject eindigt na 30 dagen zonder automatische verlenging. Bij tussentijdse beëindiging leggen partijen de einddatum, het uitgevoerde werk, redelijke reeds aangegane kosten en eventuele verrekening van een vooruitbetaling vast, met inachtneming van de wet en de opdracht.

Bij een herstelbare wezenlijke tekortkoming krijgt de andere partij eerst een schriftelijke melding en redelijke hersteltermijn, tenzij de wet onmiddellijke beëindiging toestaat. Bij afsluiting worden open werk, termijnen, verantwoordelijken, overdracht, toegangsbeëindiging en bewaring vastgelegd. Beëindiging laat bestaande wettelijke rechten en verplichtingen onverlet.

17. Overmacht en langdurige uitval

Bij een niet-toerekenbare verhindering informeren partijen elkaar over de oorzaak, gevolgen en verwachte duur. We zoeken naar beperking van de gevolgen en een aangepaste planning of overdracht. Een storing of leveranciersprobleem is niet zonder meer overmacht.

Wanneer voortzetting redelijkerwijs niet mogelijk is, bespreken partijen beëindiging en een redelijke afrekening van uitgevoerd en niet-uitgevoerd werk. Een vooruitbetaling voor niet-geleverde prestaties wordt beoordeeld volgens de opdracht en het toepasselijke recht.

18. Recht, geschillen en beschikbaarheid

Op zakelijke overeenkomsten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst via hun contactpersonen op te lossen. Daarna kan het worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter, tenzij partijen rechtsgeldig een andere route afspreken.

U kunt deze tekst hieronder downloaden of afdrukken en als PDF bewaren. Bij een concrete offerte verstrekken we de toepasselijke versie vóór uw akkoord. Vragen: info@ormangroup.nl.